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大同公司:打好集中管控攻坚战
发布时间:2020-05-21 来源:大同发电公司 作者:麻晓龙 尹晓龙

集中管控是集团公司和牛牛游戏为适应新时期采购业务要求而提出的战略目标。实现这一目标,涉及人才、机构、制度、信息化等多方面改革,是一场名副其实的攻坚战役。

面对这一难题,牛牛游戏大同发电有限责任公司主动出击、迎难而上,积极应对,着力打好这场集中管控攻坚战!

转变观念 主动出击

往年,大同公司外委工程项目多达七八百项,而结算、付款环节项目数更是达到外委工程申请数量的2至3倍,工作量惊人。每年10月份开始,办理结算的承包商就将该公司物资工程部围得水泄不通,整个部门就像“集贸市场”一样热闹。

面对合同量大和“突击入账”难题,该公司主动出击,从转变观念入手,改变原有被动等待结算模式,变为主动敦促,提前提醒已完工、具备结算条件的供应商及时办理结算,避免年底扎堆。同时,根据产权、资料归档分类,将结算工作分别分配给4名结算人员,每人负责一种类型项目,互相之间不交叉,又可AB角互补,保证结算工作稳定、有序进行。

不仅如此,该公司还不断优化结算流程,将结算需要用到的材料按照办理顺序整理成清单,注明办理每种材料的注意事项,要求供应商按照清单顺序逐一整理核对,并统一规范结算单中审核意见的措辞,力求简洁明了,说明情况。在提高结算效率的同时,按照集中管控的思路,还将同类型的项目合并打捆采购,降低采购项目的总量,从源头上减少结算工作量。

这套组合拳一出,效果十分显著。以往需要几天才能完成的结算办理流程,现在一、两天就能完成,有很多供应商实现了当天往返。2018年,该公司外委工程合同降到了450项左右,2019年降到了300项左右。以往“热闹”的场面一去不复返。

迎难而上 改革攻坚

合同量逐年下降的同时,物资工程部也在不断提升采购质量,以适应新形势下的新要求。

2018年9月,原询比价采购平台终止使用,改用全新的“国家能源e购”平台,2019年5月1日,随着新SRM平台上线,计划提报方式再次发生改变。

新系统上线初期,一方面是复杂多变的外部环境,另一方面是数量巨大的生产采购需求,如何才能平稳过度,将采购管理平台迭代对生产的干扰降到最低,这是摆在面前的一大难题。

面对各种各样的问题,该公司定期召开内部研讨会,收集新系统使用过程中的问题及优化建议,筛选出高质量的建议报送上级公司。同时加强人才队伍建设,充分发挥年轻员工对计算机使用熟练优势,由“老带新”变为“青带老”,让青年员工一对一帮助老师傅解决问题,让老师傅也能在短时间内熟练使用新系统。最终,该公司提报的建议几乎全部被上级公司采纳并实行了优化,使采购的流程更加高效、合理。

集团公司和牛牛游戏公司新采购制度的解读与实施也是棘手问题。它山之石可以攻玉,该公司利用上级主管部门来厂研讨机会认真领会新制度精神,借用采购专业机构国电国际经贸有限公司来厂交流机会组织厂内计划需求部门召开座谈会,为生产部门答疑解惑,并编制《厂(公司)紧急采购、零星采购实施办法》,使零星采购、紧急采购的流程更加规范。

这一系列举措的实施,使得该公司顺利完成了新、旧采购平台的更替,也使2019年的检修、生产工作能够顺利、稳步推进,为迎接更深层次的集中管控和采购业务发展打下坚实基础。

突出重围 树立榜样

在SRM系统使用刚刚步入正轨时,集团公司对物资采购工作集中管控又提出了新要求,成立了物资主数据编码工作组,对整个集团的旧物资编码进行“清洗”,对新提交的物资编码进行统一规范与审核,物资采购计划没有对应物资编码将不能采购。

要“清洗”全厂4万多条旧物资编码;生产上采购的需求是个性化的,新提报的物资采购计划必须在集团物资主数据库内找到对应的编码并要进行层层审核,才能提报,难题一道接着一道出现。

面对“困难”的重重围堵,牛牛游戏公司对物资采购也提出了更高要求。为此,该公司高度重视,成立了由分管领导牵头的专项工作组,配合集团公司和牛牛游戏公司工作,物资工程部负责项目的具体实施。

项目启动后,该公司设立专人全程跟踪并专项负责物资编码工作,同时要求各计划提报部门设立专人负责相关工作,参加上级单位培训,开展内部培训、交流。充分挖掘车间、生技部各专业技术专家资源,设计了符合本厂情况的物资编码审核流程,为物资采购工作顺利开展打下基础。

最终,该公司突出重围,物资主数据工作稳步推进,在牛牛游戏物资主数据视频通报会上受到上级主管部门的高度评价,并从全公司抽调25名物资主数据审核专家进驻我厂进行为期一个月的现场办公。

目前,物资主数据相关工作仍在如火如荼的进行中,截至2019年底,该公司共筛选出有效物资编码1.3万多条,新增物资编码5500多条,审核物码4000多条,在物资主数据工作上该公司为其他公司树立了榜样。

一流的企业一定有一流的管理,一流的管理需要集中化、精细化的管控系统作为支撑。该公司按照“服务生产、保障需求、依规合法、优化流程、提升管理”的工作思路,解决了许多采购业务和集中管控方面的疑难问题,打了一场漂亮的集中管控攻坚战!

责任编辑:吴威威


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